Выступление на деловом совещании. Совещание – это форма организации делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным проблемам. Соблюдение правил делового этикета требуется не только на конференциях, переговорах и деловых обедах, но и во внутренней коммуникации между сотрудниками и руководством, при ведении телефонных переговоров, деловой переписки и во время проведения совещаний. отличный повод внедрить в сознание сотрудников идеи, миссию и цели компании или отдела. Совещания должны быть организованными в части целей, тематики, участников, их проведение следует заблаговременно планировать; Для каждого совещания должна быть задана повестка дня, определяющая цель, тематику и рассматриваемые вопросы.
Правила делового совещания
Хладнокровный, неприступный. Характеристика: замкнутость; чувствует себя и держится отчужденно; не включается в деловую беседу, создавая впечатление у участников беседы, что это кажется ему недостойным его внимания и усилий. Рекомендации по общению во время беседы; любым способом следует заинтересовать его в участии в обсуждении проблемы; можно применить так называемый прием отражения чувств, например, обратясь к нему со следующими словами: «Кажется, вы не совсем удовлетворены тем, что было сказано. Конечно, нам всем было бы интересно узнать, почему? Характеристика: тема беседы такого собеседника не интересует. Он как бы «спит» во время беседы и безразличен к обсуждению. Рекомендации по общению во время беседы: следует задавать ему вопросы информативного характера, постепенно вовлекая его в беседу; нужно, выясняя точку зрения такого собеседника, избегать вопросов, при ответе на которые можно ограничиться словами «да» и «нет»; следует задавать ему вопросы по теме разговора из той области, в которой он считает себя наиболее компетентным; можно постараться выяснить, что интересует лично его. Важная птица. Характеристика: абсолютно не выносит критики — ни прямой, ни косвенной; чувствует и ведет себя как личность , стоящая выше остальных, Рекомендации по общению во время беседы: нельзя позволять ему разыгрывать роль гостя; следует время от времени просить высказываться по какому-либо вопросу всех собеседников поочередно; не показывать свое раздражение по поводу манеры поведения такого собеседника; следует до определенного момента соглашаться с таким собеседником, чтобы уменьшить его желание противоречить и подготовить его к контраргументации: «Вы совершенно правы. Учли ли вы то, что...
Характеристика: постоянно сочиняет и задает вопросы, независимо от того, имеют ли они реальную основу или надуманны; имеет непреодолимое желание спрашивать. Рекомендации по общению во время беседы: следует на вопросы информационного характера отвечать сразу; при групповой беседе нужно привлекать к ответам на вопросы такого собеседника, имеющие отношение к теме разговора, всех участников; можно при индивидуальной беседе переадресовать вопросы к нему самому. Например; «Интересный вопрос. Хотелось бы узнать, что вы сами об этом думаете»; сразу признавать его правоту , если не можете дать нужный ему ответ, Факторы повышения эффективности делового общения Менеджер должен не только обладать навыками делового общения, но повышать эффективность отдельных его видов. Если речь идет об эффективности проведения делового совещания, менеджер должен уметь рассчитать его цену. Цена делового совещания исчисляется следующим образом. Определяются число участников совещания, его продолжительность и часовая тарифная ставка каждого участника. Нужно стремиться к получению минимального значения С. Для этого полезно знать слагаемые эффективности проведения деловых совещаний как субъективные, так и объективные.
Рассмотрим некоторые из них, наиболее важные для повышения эффективности делового совещания. Создание благоприятных условий для коллективной работы и принятия коллективного решения. Если на совещании рассматриваются сложные проблемы, надо обеспечить условия для коллективного умственного труда присутствующих. При этом могут активно использоваться методы творческого мышления. Говоря об эффективности работы группы, анализу подвергают ее результат по следующим критериям: результат труда группы выше результата труда лучшего члена группы; результат труда группы в целом лучше суммы индивидуальных результатов всех членов группы. Организация начала деловых совещаний в точно назначенное время и обеспечение сжатых графиков работы.
Вступительная часть. В ней всегда раскрывается тема и перечисляются конкретные вопросы, которые будут затронуты в выступлении. Основная идея излагается в логически упорядоченном виде с привлечением примеров и доказательств. Если информация сложная, используйте визуальные материалы. В выводах повторите основные положения выступления. Но какова бы ни была цель выступления, всегда пишите «для уха», а не «для глаз». Главным правилом для этого является использование коротких фраз. Длинные периоды с придаточными предложениями и причастными оборотами делают речь тяжелой и очень трудной для восприятия на слух. Ниже приводится текст выступления, подготовленный для произнесения на встрече с потенциальными клиентами организации. Документ подготовлен специалистом по связям с общественностью, но он еще не получил одобрения лица, которое будет выступать на этой встрече, поэтому документ не имеет личной подписи. Образец текста выступления руководителя организации на встрече с потенциальными партнерами Уважаемые господа!
Метод сравнения. Метод «да... Метод «кусков». Состоит в расчленении выступления таким образом, чтобы были ясно различимы отдельные части: «это точно», «об этом существуют различные точки зрения». Метод «бумеранга». Метод игнорирования. Метод потенцирования. Собеседник в соответствии со своими интересами смещает акцент, выдвигает на первый план то, что его устраивает. Метод «выведения». Основывается на постепенном субъективном изменении существа дела.
Иногда рекомендуют задать себе еще и проверочный вопрос: "Как я пойму, что они это сделают? Другими словами, как вы поймете, что у вас купили кастрюли? Например, у вас появятся наличные деньги или деньги на вашем расчетном счете и т. И, наконец, после того, как определена цель, есть четкое понимание, кто будет в зале, пора переходить к действиям. Ответ на первый вопрос позволит вам правильно подобрать содержание презентации, включая примеры, истории, соответствующий юмор, возможные ответы на вопросы и т. Второй вопрос поможет вам правильно подобрать форму выступления: какие жесты и базы для рук использовать, а от каких лучше воздержаться, где начать свое выступление и как перемещаться, как смотреть в аудиторию, какую позу использовать в время выступления, какой темп речи выбрать и как громко говорить и т. Теперь вы готовы для блестящего выступления.
ЛЕКЦИЯ 15. Подготовка и проведение деловых совещаний
Например; «Интересный вопрос. Хотелось бы узнать, что вы сами об этом думаете»; сразу признавать его правоту , если не можете дать нужный ему ответ, Факторы повышения эффективности делового общения Менеджер должен не только обладать навыками делового общения, но повышать эффективность отдельных его видов. Если речь идет об эффективности проведения делового совещания, менеджер должен уметь рассчитать его цену. Цена делового совещания исчисляется следующим образом.
Определяются число участников совещания, его продолжительность и часовая тарифная ставка каждого участника. Нужно стремиться к получению минимального значения С. Для этого полезно знать слагаемые эффективности проведения деловых совещаний как субъективные, так и объективные.
Рассмотрим некоторые из них, наиболее важные для повышения эффективности делового совещания. Создание благоприятных условий для коллективной работы и принятия коллективного решения. Если на совещании рассматриваются сложные проблемы, надо обеспечить условия для коллективного умственного труда присутствующих.
При этом могут активно использоваться методы творческого мышления. Говоря об эффективности работы группы, анализу подвергают ее результат по следующим критериям: результат труда группы выше результата труда лучшего члена группы; результат труда группы в целом лучше суммы индивидуальных результатов всех членов группы. Организация начала деловых совещаний в точно назначенное время и обеспечение сжатых графиков работы.
Это позволяет работникам подготовиться к деловому совещанию и эффективно распоряжаться своим временем в течение рабочего дня. Создание атмосферы непринужденности и деловитости. Создание плодотворной рабочей обстановки на совещании главным образом зависит от руководителя.
Он должен сразу предотвратить возможность проявления факторов, мешающих деловому сотрудничеству. К таким факторам можно отнести неконструктивную, чрезмерную критику друг друга, жалобы , взаимные упреки и т. Руководитель должен создать такую атмосферу, чтобы каждый участник чувствовал себя равным на совещании и ощущал не только значимость рассматриваемых проблем, но и свою значимость в этом процессе.
Иногда случается, что непринужденность подавляет деловитость и деловое совещание превращается в дружескую посиделку. Бывает, что деловитость подавляет непринужденость. Тогда у собравшихся заглушаются творческие порывы.
Если на повестке дня стоит обсуждение неприятной проблемы, то ее следует рассматривать в конце совещания, возможно не полным составом. Сотрудников, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме, можно отпустить. Такого рода проблемы должны решаться, по возможности, коротко.
Первый касается одежды. Одеваться необходимо так, чтобы выказать уважение к себе, к своей профессии, к своему положению и компании, которую вы представляете. Не спрашивайте о прохладительных напитках, но если их вам предложат, не отказывайтесь. Будьте аккуратны, чтобы не залить бумаги либо окружающих. Если вам нужно выйти, негромким голосом извинитесь но помните, что стоит вам выйти, как вас тут же выберут. Таким же образом возвращайтесь. Выступление на собрании или совещании также должно удовлетворять требованиям делового этикета. Если вас просят выступить, вы должны узнать, какова цель выступления.
Если она вам не вполне ясна, попросите уточнить. Поинтересуйтесь, как будет оборудован зал для того, чтобы ваше выступление прошло максимально эффективно. Признак дурного тона — обсуждать наглядный материал, который могут увидеть только несколько человек. Помимо этого, выступая перед аудиторией, вы должны установить визуальный контакт с присутствующими. Если вам требуется время на подготовку, попросите у председателя пять минут. Предварительно осведомитесь, кто будет отвечать на вопросы и вести дискуссию — вы как выступающий по обсуждаемому вопросу или председатель. Об этом следует оповестить собравшихся. Если отвечать должны вы, то признак дурного тона — брать председателю инициативу в свои руки.
Его обязанности включают: Запись ключевых моментов и решений, принятых на совещании. Составление протокола совещания и его распространение среди участников. Сохранение документации и протоколов совещаний для последующего использования.
Каждая роль имеет свои обязанности, и их совместное выполнение способствует успешному проведению делового совещания. Ключевые элементы успешного делового совещания Цель и повестка дня Перед проведением делового совещания необходимо определить его цель и составить повестку дня. Цель должна быть ясной и конкретной, чтобы все участники понимали, что от них ожидается.
Повестка дня должна включать список тем, которые будут обсуждаться на совещании, и время, отведенное на каждую из них. Подготовка участников Участники должны быть заранее ознакомлены с повесткой дня и иметь достаточно времени для подготовки. Это позволит им быть готовыми к обсуждению и принятию решений на совещании.
Также важно, чтобы участники имели доступ к необходимой информации и материалам, связанным с темами совещания. Хорошая организация Организация совещания должна быть хорошо продумана. Необходимо выбрать подходящее место и время для проведения совещания, учесть технические аспекты наличие проектора, микрофона и т.
Активное участие и взаимодействие Участники должны активно участвовать в обсуждении и высказывать свои мнения и идеи. Важно создать атмосферу открытости и взаимодействия, где каждый чувствует себя комфортно для выражения своих мыслей. Также необходимо уметь слушать других участников и уважать их точку зрения.
Принятие решений и действий Одной из главных целей делового совещания является принятие решений и определение дальнейших действий. Важно, чтобы решения были приняты на основе обсуждения и анализа представленных фактов и аргументов. Решения должны быть конкретными, измеримыми и выполнимыми, а также должны быть назначены ответственные лица и сроки их выполнения.
Завершение и оценка По окончании совещания необходимо провести краткую рефлексию и оценку его эффективности. Важно выявить сильные и слабые стороны совещания, чтобы в будущем улучшить его проведение. Также необходимо закрыть все вопросы и задачи, обсудить следующие шаги и разослать протокол совещания всем участникам.
Соблюдение этих ключевых элементов поможет обеспечить успешное проведение делового совещания и достижение поставленных целей. Ошибки, которые следует избегать на деловых совещаниях Неподготовленность Одна из основных ошибок на деловых совещаниях — неподготовленность участников. Если вы не ознакомились с повесткой дня, не изучили необходимую информацию и не подготовили свои вопросы и предложения, то ваше участие на совещании будет неэффективным.
Подготовка перед совещанием — это ключевой момент для успешного проведения. Отсутствие ясной структуры Еще одна распространенная ошибка — отсутствие ясной структуры на совещании. Если нет четкого плана и порядка повестки дня, то совещание может превратиться в хаос, где каждый говорит о своих проблемах и идеях, не уделяя внимания общей цели.
Важно определить главные вопросы, распределить время и установить приоритеты. Недостаточное участие Если вы присутствуете на совещании, но не активно участвуете в обсуждении и не высказываете свои идеи и мнения, то это также является ошибкой. Ваше мнение и вклад могут быть ценными для решения проблем и принятия решений.
Будьте активными участниками и вносите свой вклад в обсуждение.
Руководству рано или поздно придется собирать сотрудников и проводить служебные совещания по тематике возникшей проблемы, информируя коллег и надеясь услышать от собравшихся дополнительную информацию не только по типу «кто виноват», но и «что делать», а также сделать правильные выводы из происходящего на будущее. Взаимодействие компании с внешним окружением Хорошей позицией для менеджмента при взаимодействии с внешним миром является та, при которой за все контакты отвечает одно лицо — а именно руководитель компании. Но эта ситуация характерна только для очень малых предприятий, например, для сапожной мастерской или киоска металлоремонта, где с заказчиком имеет дело сам хозяин. Компания, представители которой высказываются и действуют от имени предприятия несогласованно, «от себя», без учета интересов организации в целом, подвергается рискам различных потерь, в первую очередь репутационных, а затем и финансовых. На крупных предприятиях вопросы внешнего взаимодействия, как правило, регламентированы, распределены с назначением ответственных за ту или иную сферу контактов финансы, государственные органы, местные власти, заказчики, пресса и т. Тем не менее, существует потребность взаимного информирования и координации действий этих должностных лиц, что можно обеспечить с помощью служебных совещаний, на которых периодически или по мере необходимости на системном уровне рассматриваются вопросы представления компании во внешнем мире. Анализ достижения целей компании Прогнозы развития, поставленные цели, утвержденные планы и система показателей, на основании которых осуществляется повседневная деятельность в компании, представляют собой с одной стороны, попытки управлять своим будущим, направляя к нему ход предприятия, с другой — получить определенный результат прямо сейчас, обычно в форме финансовых поступлений, что позволяет жить компании в настоящее время. Систематический контроль и анализ исполнения планов по ключевым показателям позволяет получать приемлемые оценки эффективности по трем точкам: «вчера» — «сегодня» — «завтра».
Причем экстраполяция траектории от положения «вчера» к «сегодня» с переходом на «завтра», с учетом слабо предсказуемой изменчивости внешнего окружения и внутренних характеристик компании, представляет собой нетривиальную задачу. Решать, а лучше сказать, систематически разрешать такую задачу следует с привлечением наиболее подготовленных и опытных сотрудников на служебных совещаниях, результаты которых в итоге будут направлены на взаимную адаптацию планов и текущей операционной деятельности компании. Контроль и оценка хода работ В любой отрасли, на любом предприятии, в любом коллективе, без элементов командно — административной системы и различных форм принуждения, предусматривающих, как минимум, контроль и систематическую оценку исполнения, невозможно создать и поддерживать эффективную деятельность на сколько ни будь длительную перспективу. Тщательно составленные планы и четко расписанные регламенты, великолепно подготовленный персонал, прекрасно исполняющий свои функции, не являются гарантией плавного и беспроблемного хода работ в направлении поставленных целей. Топ — менеджменту и руководителям подразделений в процессе и для корректировки хода работ приходится выдавать различные поручения, которые распространяются по вертикали управления до конечных исполнителей, создавая, таким образом, новое плановое окружение из поручений вокруг формальных планов компании. Иногда эти поручения полностью заменяют принятые планы, переводя компанию в режим оперативного ручного управления, как при кризисных ситуациях, что, естественно, на постоянной основе недопустимо для компании. Чтобы поручения не накапливались и не подменяли принятые планы, необходима систематическая проверка исполнения, обсуждение результатов и новые решения, принимаемые на служебных совещаниях с оценкой исполнительской дисциплины всех задействованных должностных лиц. Обеспечение единого источника «правды» о положении дел В некоторых компаниях топ — менеджмент значительное время и неизмеримые потери нервной энергии затрачивает на получение объективной и непротиворечивой информации о положении дел в компании в целом, по отдельным направлениям работ или проектам. Вопрос этот чрезвычайно важен, поскольку недостоверная информация может привести к ошибочным решениям, ухудшающим положение компании.
В большинстве случаев причиной розысков «правды» о положении дел являются реальная сложность объекта управления и не отработанные процессы контроля. Однако руководитель, который, подобно следователю, регулярно разыскивает источники правдивых сведений и сопоставляет различные показатели в попытке найти истину, не только демонстрирует личную неэффективность, но и вводит компанию в туман противоречий, в котором недобросовестные сотрудники успешно скрывают собственные упущения. Поэтому будет правильно, если на служебных совещаниях большой начальник публично проведет несколько сеансов расследования, найдет истину и определит на дальнейшее процедуры и ответственных за ее получение. После закрепления этих процедур в соответствующих регламентах, данный наглядный урок для всех позволит постепенно исключить искажения неправду, ложь в отчетах, а лиц, их допускавших — обучить, перевоспитать или отстранить. Совершенствование бизнес - процессов в компании Осознается это руководством или нет, бизнес — процессы существуют в компаниях в формализованном виде или нет , глубоко встроены в деятельность предприятия и фактически постоянно находятся в фокусе внимания менеджмента. Чтобы создавать лучшие продукты по более низкой цене и за меньшее время условия рыночного успеха бизнес — процессы должны быть формализованы и представлены в форме регламентов, а действия и ответственность сотрудников при исполнении бизнес — процессов должны быть отражены в соответствующих инструкциях и положениях. Следует отметить, что большинство процессов с течением времени претерпевают значительные изменения и поэтому наличие правильно описанных и закрепленных в регламентах статичных требований по исполнению бизнес — процессов не гарантирует необходимой эффективности. Бизнес — процессы, неизбежно динамично изменяясь под действием внешних и внутренних факторов, являются предметом постоянного совершенствования. Это, например, достаточно глубоко используется в «бережливом производстве», основанном на стандартизации работ, систематическом анализе процессов, нахождении и устранении потерь на всех участках производственного цикла.
Проблематика совершенствования бизнес — процессов относится к основополагающим вопросам развития компании, поэтому данная тема должна быть в числе постоянных пунктов повестки дня служебных совещаний. Вопросы безопасности и охраны труда Это направление является сферой ответственности не только инженера по технике безопасности, хотя и его тоже. Особенно для руководителя, который может заплатить за нарушение норм безопасности очень дорогую цену, вплоть до потери свободы.
Выступление на деловом совещании
Перевод сообщения с одной формы речи на другую происходит на протяжении всего хода обсуждения. Все эти операции языкового преобразования требуют достаточно высокого уровня лингвистической компетентности. Даже простой перевод прямой речи в косвенную предполагает достаточно высокую степень речевой подготовки. Прямая речь Косвенная речь Дейл Карнеги писал: "Каждый человек в чем-то превосходит меня, и я готов в этом у него учиться". При замене прямой речи косвенной личные и притяжательные местоимения передаются от лица автора, рассказчика.
Некоторые слова опускаются. Если прямая речь является вопросительным предложением, то при замене косвенной речью она передается косвенным вопросом с частицей "ли". Контрольные вопросы 1. Назовите этапы подготовки и проведения совещания.
Что может способствовать успеху совещания? Каковы причины неэффективных, "затяжных" совещаний?
Не спрашивайте о прохладительных напитках, но если их вам предложат, не отказывайтесь. Будьте аккуратны, чтобы не залить бумаги либо окружающих. Если вам нужно выйти, негромким голосом извинитесь но помните, что стоит вам выйти, как вас тут же выберут.
Таким же образом возвращайтесь. Выступление на собрании или совещании также должно удовлетворять требованиям делового этикета. Если вас просят выступить, вы должны узнать, какова цель выступления. Если она вам не вполне ясна, попросите уточнить. Поинтересуйтесь, как будет оборудован зал для того, чтобы ваше выступление прошло максимально эффективно.
Признак дурного тона — обсуждать наглядный материал, который могут увидеть только несколько человек. Помимо этого, выступая перед аудиторией, вы должны установить визуальный контакт с присутствующими. Если вам требуется время на подготовку, попросите у председателя пять минут. Предварительно осведомитесь, кто будет отвечать на вопросы и вести дискуссию — вы как выступающий по обсуждаемому вопросу или председатель. Об этом следует оповестить собравшихся.
Если отвечать должны вы, то признак дурного тона — брать председателю инициативу в свои руки. Выясните, сколько времени отведено вам на ваше выступление. При превышении регламента, председатель обязан напомнить об этом оратору.
Способствование ходу собрания: поддержка, стимулирование выступающих, формулировка и контроль за соблюдением установленных в группе правил, организация группового процесса и формирование общественного сознания, посредничество, поиск компромиссов, снятие напряженности Деструктивная роль. Агрессивное поведение, блокирование принятия решения, «самолюбование», соперничество, поиск сочувствия. Кроме ведения хода совещания руководитель должен пояснять сказанное другими, подчеркивать различия между высказанными мнениями, время от времени резюмировать обсуждение, собирать и формулировать различные гипотезы и предложения. Каждое деловое совещание должно заканчиваться принятием решения. Процесс принятия решения включает пять этапов: 1. Установление контакта. Необходимо создать психологический комфорт для всей группы, например, сообщите каждому о том, что вы заметили его присутствие. Определение проблемы. Какие первоочередные задачи необходимо решить? Периодически останавливайте обсуждение и подводите итог услышанному, используйте запись.
Часто бывает удобно составление двух вариантов повестки дня - для ведущего и для остальных участников. Повестка дня для остальных участников повторяет повестку дня ведущего, но может быть менее подробной - некоторые детали, важные для ведущего, для остальных участников могут быть просто ненужными. Чем же руководствоваться при выборе места и времени? Длительность совещания определяют с учетом регламента, времени на перерывы, подведение итогов.
Раскрытие понятия "деловое совещание"
Убеждение и влияние: Передача убедительных и аргументированных сообщений или доводов для воздействия на аудиторию и убеждения в необходимости принятия определенных решений или действий. Совместная работа: Стимуляция совместной работы коллег, создание единой позиции и достижение общих целей. Цель выступления на деловом совещании может быть исполнена в зависимости от конкретной ситуации и нужд участников совещания.
Работая над текстом выступления, используйте слова и обороты устной речи. Да-да, устной, так как в аудитории вам предстоит говорить, а не читать. Вот и нужно писать текст так, чтобы каждая фраза отлично воспринималась на слух. Начинайте писать текст с введения в тему. Зная будущих слушателей, нетрудно представить, как их лучше подвести к теме. Далее следует продумать и записать фразы, позволяющие перейти к основной части выступления. Проявите изобретательность в использовании различных приемов ведения речи! При этом обращайтесь мысленно к своей аудитории, старайтесь выбрать такое изложение, которое ее заинтересует, и тот стиль речи, который наилучшим образом соответствует теме выступления и характеру аудитории.
Еще раз продумайте, какие цифры, примеры, цитаты следует привести для яркого и убедительного раскрытия основной идеи выступления, как их подать. Обратите внимание на связки - продумывайте переходы от одной части к другой, к заключительной части выступления. В заключении информационного выступления обычно подводят итог сказанному, делают выводы или кратко повторяют материал. А в агитационных речах перед слушателями ставятся конкретные задачи или обращаются к ним с призывом; Завершить выступление помогает концовка - пожелание слушателям, яркая цитата, в которой звучит основная мысль выступления, афористичное высказывание и т. Хорошо воспринимаются и запоминаются выступления, в которых зачин первые фразы связан с концовкой - это так называемая рамочная структура выступления.. Возможно и юмористическое окончание выступления. Вот пример, который приводит П. Доклад на тему "День в Конгрессе" был завершен такой шуткой: "Невзирая на всю сложность и несовершенства, Конгресс вполне доступен для непосредственного наблюдения, и в конце концов он таков, каким его создал народ. Не следует приходить в отчаяние от одного высказывания бывшего капеллана сената США Хэйла. Кто-то спросил его: "Доктор Хэйл, а вы молитесь за сенат?
Юмористическая концовка хороша в том случае, если она подготовлена общей тональностью выступления и приводится не "для юмора", а для того, чтобы лучше донести "соль" всей речи. Пример неудачного заключения - банальные общие фразы, ради которых не стоило бы и собирать аудиторию, так как это и так всем известно. Как выступать без текста Подготовку выступления завершит усвоение материала. На этом этапе окончательно отработанный текст следует прочитать несколько раз, чтобы запомнить логику развития темы и подобрать верную интонацию. Не надо стараться выучить текст наизусть, иначе возникнет соблазн воспроизвести его дословно, и выступающий будет выглядеть неестественно. Достаточно лишь помнить, что за чем предполагается говорить. Напомнить о последовательности изложения может развернутый план выступления. Он строится по образцу планов школьных сочинений вопросы, подвопросы и т. Эту "бумажку" слушатели всегда простят оратору. На листки того же формата выписывается необходимый вспомогательный материал: цитаты, примеры, цифры.
Все это аккуратно складывается в планшет для выступления. Развернутый план должен все время быть перед глазами, а вспомогательный материал - появляться в подходящий момент. Соответствующие пометки в развернутом плане напомнят выступающему, когда следует показать слайд или таблицу, привести цифру или прочитать цитату. Можно написать тезисный план, состоящий из утверждений по каждому вопросу, которые записываются на карточках. Этими карточками можно воспользоваться во время выступления. Не затруднит контакт с аудиторией и конспект из ключевых слов и фраз. Для того чтобы лучше запомнить материал и спокойно выступать без текста, Р. Хофф советует выписать основные положения в нужной последовательности, затем на другом листе каждое положение проиллюстрировать, соединив их в карту-схему речи. Хорошая идея для наделенных воображением людей! Лист с "маршрутом" речи с картинками может быть перед глазами во время выступления, давая дорогу импровизации и не позволяя при этом сбиться с пути.
Проговаривая текст, не забывайте делать паузы. Самые большие паузы отделяют вступление от основной части и основную часть от заключения. Должны быть паузы и между пунктами. Интонационные паузы обычно получаются естественно, если оратор переживает то, о чем он говорит. А вот логическим паузам между смысловыми частями выступления нередко не придают значения, хотя они значительно облегчают слушателям восприятие материала. Завершает подготовку прогон материала, то есть воспроизведение выступления мысленно или вслух. Полезно будет составить по памяти конспект выступления. Не следует пренебрегать любым видом прогона, так как он позволяет обнаружить слабо усвоенные фрагменты. Ответственное выступление советуем прорепетировать - рассказать какому-нибудь слушателю-добровольцу. Это позволяет устранить недочеты до того, как их обнаружит аудитория, и снижает волнение перед выступлением.
Тщательно следует отработать использование вспомогательного материала: проверьте, не забываете ли вы привести цифру или цитату в нужный момент, удобно ли вам пользоваться листками и карточками. Проконтролируйте качество наглядных пособий и работу технических средств диапроектора, кодоскопа, магнитофона , если собираетесь их применять. Если предполагаете пользоваться доской, подготовьте хороший мел. Желательно побывать заранее в той аудитории, в которой предстоит выступать. Закончить подготовку к выступлению рекомендуется за несколько дней до выступления, чтобы материал успел отложиться в памяти и было время для обдумывания и обсуждения его фрагментов. Итак, повторим основные этапы подготовки выступления: 1. Подбор материала по предварительному плану. Отвечает на вопрос: "Что говорить? Составление окончательного плана с учетом композиции выступления. Отвечает на вопрос: "В каком порядке говорить?
Работа над текстом. Отвечает на вопрос: "Как лучше сказать? Усвоение и прогон материала. Оперативная подготовка к выступлению Нередко деловые люди вынуждены оперативно подготовить небольшое сообщение, чтобы выступить на совещании или собрании. Можно рекомендовать такую схему подготовки. Сначала ответить на вопросы: 1. Кто будет в зале? Чего ждут от меня? В чем состоит задача моего выступления? Затем следует подумать, какие ключевые понятия будут затронуты в выступлении и выписать их на отдельных карточках.
Составить план выступления. Расположить слова в нужной последовательности, то есть той, которая поможет слушателям понять главную идею сообщения. Следует продумать введение и заключение и весь текст в целом.
Задачи по отношению к участникам совещания в целом: - поддерживать высокий уровень активности всей группы, сопоставляя различные мнения, вычленять противоречия, спорные вопросы, формулировать противоречие как проблему; - поддерживать деловую атмосферу, не допуская личной конфронтации участников, препятствовать некорректным действиям; - помочь группе прийти к согласованному мнению. Задачи по отношению к каждому участнику: - уделять внимание каждому участнику; - активизировать пассивных; - подчеркнуть вклад каждого в общий итог, поблагодарить всех членов группы за участие в дискуссии. Мозговой штурм. Проблемное совещание может включать мозговой штурм - способ работы группы, при котором первоочередной целью является нахождение новых вариантов решения задачи. Отправным моментом мозгового штурма является проблема, которая не нашла приемлемого решения. Для успешного проведения мозгового штурма члены группы должны придерживаться следующих правил: - временно отказаться от оценки и критики идей и принимать все взгляды; - поощрять свободное течение идей - чем шире круг предлагаемых идей, тем лучше. На этом этапе практические идеи не являются ценностью; - достраивать, улучшать, модифицировать идеи других.
Работать, смешивая идеи, до тех пор, пока не возникнет интересная комбинация; - записывать все идеи. Хотя мозговой штурм является способом работы творческой группы, он имеет шаблонные формы: сначала представляют проблему для рассмотрения; затем выдвигают идеи для решения или смягчения проблемы; лицо, излагающее проблему клиент , выбирает несколько идей для дальнейшей разработки; на основе выбранных идей разрабатывают альтернативные варианты решений, действенные на практике. Более эффективно работает группа, в которой есть специалисты, и "профаны". Профанам, не знающим проблемы детально, значительно легче высказывать идеи именно по той причине, что они мыслят нестандартно и их идеи служат своеобразными катализаторами идей для специалистов. Фактором, наиболее сильно препятствующим мозговому штурму, является критика. С одной стороны, лицо, высказывающее критику, мыслит привычно; а с другой - это мешает другим искать решения, отличающиеся от стандартных. Появлению новых идей препятствуют официальность и формальность; поиск правильных решений; разъяснение и обоснования; пассивность клиента. В критической атмосфере практически невозможно заставить людей раскрыться в идеях. Успеху в появлении идей способствует безопасная и открытая атмосфера, активное воображение и желание; развитие, переработка и соединение высказанных идей; переработка, удивление и сомнение в имеющемся решении; поиск аналогов соответствующих проблем и действий и их применение к уже имеющимся; активность клиента. Таким образом, деловое совещание представляет собой форму групповой деятельности; соответственно факторы, определяющие его эффективность, связаны в первую очередь с умением организовать работу труппы и управлять групповым поведением.
В отличие от деловой беседы, когда собеседники не могут не принимать во внимание особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, речевое поведение участников делового совещания во многом обезличено, подчинено интересам и ожиданиям той группы, представителями которой они себя считают. Основные правила ведения делового совещания. Прежде всего, каждый руководитель до проведения совещания должен определить основные цели, которые он собирается достичь с помощью этого метода работы. Совещания могут проводиться для решения производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, видимости интенсивной работы о чем могут свидетельствовать частые совещания , проявления руководителем собственных качеств организованности, коммуникабельности, целеустремленности и т. Четкая постановка цели наполовину гарантирует успех совещания. Во-вторых, руководитель должен определить вид совещания, которое он планирует проводить. Это может быть информационное или инструктивное, оперативное, проблемное совещание. Информационное или инструктивное совещание служит для передачи служебной информации. Их целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать на подчиненных. Если позволяет время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени.
Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая на слух. Целью оперативных совещаний является получение руководством информации о текущем состоянии дел, принятие оперативных решений и контроль их использования. Проблемные совещания - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. Следующим шагом в проведении совещания является выбор времени. Психологами было замечено, что совещания, проводимые строго по графику с заранее указанной датой и часом, являются более продуктивными. При этом рекомендуется планировать совещания на первую половину рабочего дня. Внеплановые совещания рекомендуется проводить как можно реже. Они отрывают сотрудников от основной работы, резко снижают культуру служебных отношений, часто ведут к нарушению плановых сроков. Независимо от плановости проведения совещания руководителем должно быть выполнено основное правило по подготовке мероприятий такого типа: ознакомить заранее всех участников с целями, задачами, перечнем рассматриваемых вопросов, списком выступающих. Невыполнение этого правила ведет к снижению эффективности совещания, нарушению взаимоотношений в коллективе.
Одним из самых сложных и важных вопросов в подготовке совещания является планирование собственного выступления руководителя. Делая наброски сообщения, необходимо помнить, что при нормальном темпе речи за две минуты можно пересказать не более одной страницы машинописного текста. Очень осторожно необходимо использовать цифровую информацию. Как правило, хорошо воспринимается и анализируется не более 20 цифр за 40 минут выступления. Лучше преподносить цифровую информацию в письменном виде: в таблицах и графиках. От оратора требуется, чтобы суть дела излагалась по памяти или с частичной опорой на текст, а не читалась. Выступающий должен исключить излишнюю растянутость или чрезмерную поспешность речи, контролируя ее ритм. Приемлемым считается темп 240 слогов в минуту. Особое внимание поэтому необходимо уделять паузам. По своему назначению паузы бывают разных видов и продолжительности.
Более продолжительные совещания не продуктивны, так как у коллектива снижается концентрация внимания. Выделяют следующие функции собраний с подчиненными: Информативная. Она заключается в передаче неизвестных актуальных данных, сборе отчетности о текущих мероприятиях в компании. Координирующая организационная.
Деятельность по планированию производственного процесса, определению уполномоченных для выполнения отдельных трудовых обязанностей. Эта функция подразумевает объективную оценку текущего положения дел на предприятии, работоспособности, компетентности, исполнительности линейных руководителей и подчиненных. Совещание — важный инструмент для формирования командного духа. Оно позволяет каждому участнику почувствовать себя частью единой команды.
Собрание с подчиненными — ключевой инструмент оценки руководителем оперативности, корректности выполнения отданных приказов. В процессе взаимодействия с трудовым коллективом выстраивается единая стратегия деятельности предприятия, оптимальный план действий по ее внедрению в жизнь. Кроме этого, во время собраний с подчиненными происходит разумное распределение ресурсов, обязанностей, работа над изменениями, согласование действий. Здесь же уделяется внимание внутренним и внешним коммуникациям.
Выслушиваются жалобы, претензии, информация о взаимодействии с партнерами и контрагентами. Типы собраний с подчиненными Собрания с подчиненными бывают плановыми и внеплановыми. Информация о первых должна быть прописана в регламенте компании. Они проводятся строго по запланированному графику.
Внеплановые встречи организуют для решения оперативных задач. Чаще управленец и подчиненные не располагают временем для подготовки к таким мероприятиям. Оперативный тип совещания Оперативное совещание — это деловое мероприятие, на котором происходит обсуждение текущих вопросов, актуализация проблем, поиск путей их решения, а также сдается отчетность. Ключевой признак таких совещаний — регулярность.
Обычно они проводятся ежедневно, еженедельно, ежемесячно. Примерами собраний подобного типа являются планерка, пятиминутка. Они продолжаются не больше получаса. Не пренебрегайте проведением оперативных совещаний, если желаете контролировать положение дел в компании.
Отсутствие планерок влечет за собой снижение авторитета руководителя, низкие результаты работы, ошибки. Регулярные оперативные совещания стимулируют работников на максимальную производительность. Нежелательны при оперативных совещаниях затянутость, обсуждение второстепенных вопросов. Инструктивный тип совещания Инструктивное совещание — это информационный формат делового собрания.
Его ключевая цель — ознакомление сотрудников с изменениями, новой документацией, проведение инструктажа. Дискуссии, обмен мнениями на инструктивном собрании отсутствуют. Такие совещания носят исключительно ознакомительный формат. Иногда на инструктивных собраниях определяется срок выполнения конкретных задач, назначаются ответственные лица.
Примеры инструктивных совещаний: инструктаж, ознакомление с распоряжением, информирование о меняющихся условиях труда. Ошибки на таких собраниях маловероятны, но чаще от них можно отказаться вовсе, сделав рассылку необходимой документации по отделам. Проблемный тип совещания Совещание проблемного типа часто проходит в формате дискуссий. Продолжительность такого собрания составляет около двух часов.
В начале мероприятия актуализируется проблема, ставятся задачи, выслушиваются доклады подчиненных, происходит коллективное обсуждение. Конструктивный результат проблемного собрания — принятие оптимального решения. На таком совещании управленцу отводится роль председателя, координирующего его ход. Продуктивность собрания зависит от профессионализма, креативности подчиненных.
Обычно решения, принятые на проблемном совещании, затрагивают все направления деятельности предприятия. Распространенные ошибки при проведении таких мероприятий: формальность, присутствие подчиненных только из одной отрасли, малая продолжительность. Стратегический тип совещания Стратегические совещания — новый тип собраний с подчиненными, который внедряется на современных предприятиях. Цель таких встреч — обсуждение стратегии компании, работа над бизнес-процессами.
На стратегическом мероприятии актуализируются вопросы мотивации, развития, внедрения новых идей, происходит обмен опытом. Такие совещания позволяют компании избежать кризисных ситуаций, вовремя внедрять инновационные решения. Ключевая ошибка при проведении стратегических собраний — обсуждение рутинных задач, отсутствие учета актуальной экономической ситуации. Примеры тем стратегических совещаний: «Разработка антикризисных решений», «Разработка методов нематериальной мотивации».
Такие мероприятия длятся достаточно долго. Обычно они не ограничиваются одной встречей. Средняя продолжительность подобного совещания составляет 1—2 часа. Итоговый тип совещания Отчетные совещания за квартал или год проводятся на каждом современном предприятии.
Их цель — подведение итогов работы за определенный период, постановка новых задач и формирование планов работы. Такие совещания проводит руководитель высшего звена. Среди присутствующих должны быть заместители директора, начальники отделов. Каждый приглашенный подготавливает отчетную документацию, выступление, презентацию.
Ключевой ошибкой управленца на таком совещании будет отсутствие заданного вектора для будущего развития — ожидаемого плана работ на следующий период. Итоговые совещания продолжительны по времени. На больших предприятиях отчетность всех подразделений обычно занимает не менее недели. На деловых совещаниях большое значение имеют статус и позиция работника в сравнении с другими участниками.
Это влияет на его продуктивность, самооценку. Рекомендуем проводить итоговые совещания с сотрудниками, которые занимают должности одного уровня. Собрание с подчиненными: ключевые цели и задачи Ключевая цель делового совещания — разработка эффективных решений возникающих проблем. Собрание с подчиненными предоставляет возможность руководству отдавать приказы, не используя средства связи и электронную почту.
Полезны такие мероприятия и для подчиненных. В процессе деловой беседы появляется возможность актуализировать проблему, поделиться с руководством своими идеями.
Деловое совещание
Приветственная речь руководителя на корпоративной вечеринке в честь дня рождения фирмы. 1. Цель выступления – воодушевить сотрудников, сформировать гордость за компанию и ее успехи, показать перспективы развития. 2. Аудитория. Публичное деловое выступление – это один из видов устного делового общения. Деловая беседа преследует определенную цель – проинформировать, убедить или создать настроение в соответствующей аудитории. Последний шаг в планировании деловой встречи – это репетиция реального совещания. Учтите тему совещания, характер участников и собственный опыт. Попробуйте представить всех участников в выбранном помещении. Опубликовано06.10.202130.03.2023. Если не уделить организации деловой встречи достаточно времени и внимания, то совещание превратится из полезного инструмента менеджмента в шумный и неорганизованный восточный базар.
Эффективные совещания для эффективного управления компанией
Целью данного реферата является – изучение основных аспектов делового совещания, поиск решений выше изложенных проблем и выявление негативных факторов, возникающих при проведении делового совещания. устное коммуникативное взаимодействие группы людей (коллектива). В зависимости от полноты фиксации хода совещания выделяют краткий и полный протокол. В кратком не приводятся полные тексты выступлений, а указываются только повестка дня, фамилии выступавших, тема выступлений и принятые решения. Словесное общение руководителя включает: инструктаж подчиненных, выступление на собрании, проведение совещания, постановку задачи, дружескую, воспитательную или деловую беседу, анализ ошибок подчиненных. Деловые встречи-совещания одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. Постановка цели делового совещания. Тематика собраний в компаниях может быть абсолютно разной. Если говорить об отечественном бизнесе, то в среднем организации проводят совещания один раз в неделю.
Деловая беседа: функции, этапы, способы
- Войти в систему
- Выступление на деловом совещании
- Этикет деловых совещаний: ключевые аспекты, роли участников и секреты успеха
- Структура делового совещания — Особенности проведения совещаний разных видов
Чисто конкретно: как сделать совещания и планёрки более осмысленными и эффективными
Опубликовано06.10.202130.03.2023. Если не уделить организации деловой встречи достаточно времени и внимания, то совещание превратится из полезного инструмента менеджмента в шумный и неорганизованный восточный базар. это деловая встреча нескольких человек, преследующих общую цель. Словом «совещание» мы обозначаем и собрание, и заседание, и краткую деловую встречу – любую разновидность совещания. В английском языке для этой цели используется слово meeting. Но независимо от специфики мероприятия основная цель выступления руководителя – направить, мотивировать и вдохновить. У руководителя могут быть и дополнительные цели. • в процессе совещания укрепляется творческое содружество деловых людей, происходит включение интересов отдельных работников в единую систему коллективных задач и повышается деловая квалификация его участников. Подробно о деловых совещаниях: зачем они нужны, какие виды рабочих встреч бывают. Этапы и правила проведения эффективных деловых совещаний и их значимость в развитии бизнеса. Расскажем, как правильно и с пользой провести рабочее совещание.
Правила проведения совещаний: превращаем ненавистные планерки в эффективные встречи
Анализируйте возраст аудитории, уровень образования слушателей, убеждения людей. Чтобы достичь цели, старайтесь: направить максиму усилий и стремлений на достижение результата; оценивайте условия и состояния, которые приведут вас к ожидаемым действиям. Пусть цель станет источником мотивации Цели в публичном выступлении очень важны, так как они напрямую влияют на итог мероприятия. Правильно сформировав цель, вы получите мощную мотивацию, которая будет стимулировать вашу самоорганизацию. Вы одновременно задействуете бессознательные и сознательные ресурсы. Ваша цель — «мишень» в выступлении, попав в которую сможете достичь ожидаемого эффекта. Если вы освоите все секреты публичного выступления, то сможете достигать главных его целей: нравиться людям; укреплять доверие к товарам и услугам; добиваться повышения уровня продаж; преподносить интересную или полезную информацию. Только при правильной постановке цели, тщательной ее проработке и концентрации на ней во время выступления вам удастся добиться ожидаемого эффекта. Если поставленная вами задача достигнута, вы установили крепкий контакт с публикой и получили отдачу, то публичное выступление можно считать эффективным. Тэги статьи.
Рекомендуется разработать правила проведения совещаний на первой же встрече и представить их в наглядной форме. Составьте план действий Любое совещание должно заканчиваться составлением плана дальнейших действий. Выполнение каждого пункта следует поручить определенному сотруднику и назначить срок исполнения. Составьте повестку дня для следующего совещания В конце каждого совещания определяйте цели следующей встречи и составляйте «черновой» вариант повестки дня. Это займет всего несколько минут и позволит сэкономить значительное количество времени при подготовке следующего совещания. Оцените прошедшее совещание По завершении каждого совещания его следует оценить, даже если другие пункты повестки дня заняли больше времени, чем планировалось. В ходе оценки, помимо всего прочего, необходимо определить, выполнены ли поставленные задачи и что способствовало или мешало этому , и решить, что следует предпринять, чтобы следующее совещание прошло более эффективно. Материал публикуется в сокращенном и адаптированном переводе с английского В процессе... We are sorry that this post was not useful for you! Let us improve this post! Tell us how we can improve this post? Submit Feedback.
Конкуренция означает противодействие. Одной из наиболее ярких ее форм является конфликт. Перцептивная — создание на уровне восприятия психологического портрета партнера. Все три стороны общения тесно переплетаются между собой, органически дополняют друг друга и составляют процесс общения в целом. Виды общения В зависимости от содержания, целей и средств Р. Немов выделяет следующие виды общения: По содержанию оно может быть: материальное обмен предметами и продуктами деятельности ; когнитивное обмен знаниями ; кондиционное обмен психическими или физиологическими состояниями ; мотивационное обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями ; деятельностное обмен действиями, операциями, умениями, навыками. По целям общение делиться на: биологическое необходимое для поддержания, сохранения и развития организма ; социальное преследует цели расширения и укрепления межличностных контактов, установления и развития интерперсональных отношений, личностного роста индивида. По средствам общение может быть: непосредственное Осуществляемое с помощью естественных органов, данных живому существу — руки, голова, туловище, голосовые связки и т. В зависимости от цели: деловое цель выработка определенной стратегии ; личностное ориентируется на образ ; фактическое пустое, ник чему не приводящее. В зависимости от стратегий: открытое или закрытое общение - желание и умение выразить полно свою точку зрения и готовность учесть позиции других. Закрытое общение это нежелание либо неумение выразить понятно свою точку зрения, свое отношение, имеющуюся информацию. Использование закрытых коммуникаций оправдано в случаях: Если есть значительная разница в степени предметной компетентности и бессмысленно тратить время и силы на поднятие компетентности «низкой стороны»; В конфликтных ситуациях открытие своих чувств, планов противнику нецелесообразно. Открытые коммуникации эффективны, если есть сопоставимость, но не тождественность предметных позиций обмен мнениями, замыслами. Деловое общение Деловое общение - форма взаимодействия людей в процессе определенного вида трудовой деятельности, которая содействует установлению нормальной морально-психологической атмосферы труда и отношений партнерства между руководителями и подчиненными, между коллегами, создает условия для продуктивного сотрудничества людей в достижении значимых целей, обеспечивая успех общего дела. Основная особенность делового общения - это подчинение процесса общения установленным правилам и ограничениям, то есть его регламентированность. Эти правила и ограничения многообразны и определяются различными факторами, прежде всего степенью официальности делового общения. По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение. Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические приветственная речь, информационная речь, доклад на заседании, собрании и диалогические деловой разговор, деловая беседа, интервью, дискуссия, совещание собрание , телефонный разговор. Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др. Важнейшими формами делового общения являются деловая беседа и деловое совещание. Деловая беседа - форма деловой коммуникации, предполагающая обсуждение, дискуссию в целях достижения единого консенсуса между сторонами диалога. Деловая беседа выполняет ряд функций, связанных с взаимным общением работников из одной деловой сферы, совместным поиском, выдвижением и оперативной разработкой рабочих идей и замыслов, контролем и координированием уже начатых деловых мероприятий, стимулированием деловой активности и пр.
Эффективность — количественная сторона совещаний сколько часов, сколько вопросов, сколько участников,… , ее можно измерить и накапливать данные для последующего анализа. Результативность — качественная сторона совещаний подготовленность, своевременность, уровень и качество принимаемых решений и их исполнение , проявляется не сразу, а на интервале времени. Поэтому совещания могут быть внешне эффективными, но по существу — безрезультативными, и наоборот, результативными, но неэффективными. Начинать следует, очевидно, с устранения потерь и повышения эффективности, что постепенно приведет к росту результативности совещаний. В частности, на вопрос «Что делать для повышения эффективности совещаний? Без того, что называют корпоративной культурой, совещания действительно могут стать, как утверждает менеджерский фольклор, «хорошей заменой работы». Место совещаний в системе управления компанией Служебные совещания являются одним из центральных элементов в контуре управления компании. Совещания, как площадка для личных встреч и обсуждения актуальных проблем, как метод активации способностей, снятия информационного неравенства и консолидации персонала, являются неотъемлемой составляющей управленческой культуры, несмотря на наличие компьютеров, электронной почты и телефонов, и теперь уже — телеконференций. Хорошие совещания экономят время менеджеров и повышают эффективность фирмы, действуя, как приводные ремни и смазка для различных организационных осей и колес компании. Без тщательно подготовленных, эффективных совещаний, рабочее время в существенно большем объеме будет неизбежно затрачено на спонтанные встречи менеджеров для решения частичного, половинчатого все тех же вопросов.