В графе «крайний срок хранения» указываем крайний год хранения каждого дела, внесенного в опись. Для этого к году создания документов дела (в данном случае 2013), прибавляем 50 лет, получаем крайний срок – 2063. № п/п Вид документа Срок хранения документов/ № статьи по перечню Примечание 1 2 3 4 1. Документы, фиксирующие трудовую деятельность 1 Приказы по личному составу 75 л.1 ЭПК ст. 6. Приказ о стажировке может быть отнесён к той или иной категории в зависимости от того, оплачиваемая стажировка или нет. В соответствие с этим срок хранения приказа будет или 75 (50) лет ЭПК или 5 лет. Тем же пунктом приказа № 237 установлено, что сроки хранения кассовых книг исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. То есть кассовая книга за 2023 год также подлежит хранению до конца 2028 года. Для тех приказов, которые связаны с личным составом, могут быть предусмотрены различные периоды для хранения в зависимости от группы, к которым их можно отнести. Предусмотрено следующие 2 варианта.
Электронный кадровый архив
Распорядительная деятельность 15. Поручения перечни поручений и указания Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных государственных органов Российской Федерации, протокольные поручения палат Федерального Собрания Российской Федерации, документы обзоры, доклады, предложения, расчеты, обоснования, заключения, справки, переписка по их выполнению: а по месту подписания и у ответственного исполнителя; Постоянно 5 лет ЭПК 16. Поручения перечни поручений и указания государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, документы обзоры, доклады, расчеты, обоснования, заключения, справки, переписка по их выполнению 5 лет ЭПК Поручения руководства организации; документы доклады, отчеты, справки, докладные, служебные записки, заключения по их выполнению 5 лет ЭПК 18.
Приказами распоряжениями по основной профильной деятельности оформляются властные полномочия организации по отношению к подведомственной сети организаций. Приказы распоряжения по основной профильной деятельности издаются в целях: — исполнения законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов управления; — осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, связанной с выполнением функций и задач организации. Вопросы, в приказах с основной деятельностью, определяются уставом организации. В организациях, имеющих большой объем приказов распоряжений по основной деятельности, для осуществления оперативного поиска допускается выделение приказов распоряжений по основной деятельности в отдельные группы например, приказы распоряжения о проведении служебных проверок, контрольных мероприятий, государственных муниципальных закупок, экологической экспертизы и другие.
В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, срок хранения приказов распоряжений постоянного хранения не может быть менее 10 лет. В соответствии с действующим законодательством в сфере архивного дела до проведения в установленном порядке организацией экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается. Приказы распоряжения , содержащие вопросы основной деятельности и поручения административно-хозяйственного характера, относится к основной деятельности и хранится постоянно например, в приказе распоряжении о подготовке и проведении конференции может содержаться поручение руководителю соответствующего подразделения об организации транспортного обслуживания участников мероприятия. Приказы распоряжения по личному составу. Приказы распоряжения по личному составу срок хранения — «75 лет» Приказами распоряжениями по личному составу оформляются трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентированы Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными правовыми актами.
Соблюсти основные правила работы архивов небольшой организации или ИП может быть сложно.
Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя. Как хранить документы в электронном формате Многие компании и ИП давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая. А вот оцифровать все документы в компании или у ИП и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.
Для хранения электронных документов тоже есть свои правила: хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере; у компании или ИП должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы; соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам; проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат. Если большая часть документов в компании или у ИП изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.
То есть находим к чему привязаться — перечисления зарплаты, регистраторы, поступления на расчетный счет и так далее и проверяем наличие всех документов по этому поводу. Опись Я храню документы пачками составы которых мои базы умеют помнить. Для этого я раскладываю их по порядку на случай поиска без базы — по номерам или по алфавиту, описываю состав и содержание пачки, в процессе нанизывая на такую штуку: Потом «закрываю» пачку — кладу сверху лист с номером и уточнением что там просто общими словами — приказ по отпускам, приказы по личному составу, продажи — акты, закупки и т.
После этого сформированная и готовая для хранения пачка отправляется в шкаф для оперативного хранения, а когда она выпадает за предел трех лет — уходит далеко и глубоко в архив. Всегда ведь есть какое-то труднодоступное место, где можно хранить документы? В архиве все живет коробами, на которых написано, какие внутри пачки.
Уничтожение документов В общем случае все можно сдать на вторичную переработку, как я и рекомендую поступать. Частный случай — персональные данные, то есть копии документов. Тут я все уничтожаю собственноручно посредством шредера и только после этого — переработка.
Ключевое, что нельзя просто взять и уничтожить документы. Для этого нужно составить акт, где вы перечислите что собственно уничтожаете. А знаете зачем?
Чтобы если кто-то попытается вытрясти из вас акт восьмилетней давности, например, вы могли предоставить подтверждение уничтожения документов. Что и каким способом вы бы не уничтожали — все записывайте. Форм актов и приказов на уничтожение если у вас в компании все плевки приказами оформляются масса в интернетах, так что прикладывать не буду.
Вот вижу и ничего не могу с собой поделать — сразу начинаю перебирать.
Повысили штрафы за нарушение правил хранения документации
| Таблица по срокам хранения отдельных видов документов | В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. |
| Сроки хранения кадровых документов в организациях | Стандартный срок хранения для документов, которые бизнесмен использовал при расчете налоговой базы, составляет 4 года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Однако есть отдельные виды налоговых документов, для которых установлены иные сроки. |
| Приказы на отпуск: срок хранения в году | Также см. Инструкцию по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. |
| Изменены сроки хранения некоторых бухгалтерских и налоговых документов | Различий в сроках хранения заявлений на отпуска без сохранения заработной платы (неоплачиваемые), на ежегодные и дополнительные нет — все эти документы хранят согласно общим правилам, указанным выше. |
| Поменялись сроки хранения документов по зарплате и кадрам, отчетов по НДФЛ и взносам | Сроки хранения приказов. Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются. |
Защита документов
Временно и постоянно Временные документы — это любые приказы и распоряжения, которые не играют существенной роли для трудовой деятельности. Обычно они важны на определенный момент. И после того как в них отпадает надобность, уничтожаются. Также есть приказы постоянного хранения. Если организация крупная, в штате состоит большое количество сотрудников, то ведение каждого вида отпусков сопровождается регистрация в журнале для соответствующего вида. Также отпуск может сопровождаться отзывом, движением и т. На данном этапе кадровый документооборот в данной области ведется на бумажном носителе. Приказ по личному составу создается на основании другого документа. В отношении ежегодного оплачиваемого отпуска, основанием становится личное письменное заявление сотрудника.
Инструкция: оформляем приказы по личному составу Они дают возможность оперативного управления рабочими ресурсами организации. Документы делятся на две большие группы. Первая включает распорядительную документацию, которая отражает существенные стороны трудовых отношений работника и работодателя. Они хранятся 75 лет. Сюда включены документы по процедурам кадрового характера: перевод на другую должность или изменение трудового соглашения; поощрение, премирование, награждение и т. Они хранятся 5 лет. Сроки хранения документов в 2019 году в организации: кадровых, бухгалтерских листы к ней 4 года с даты последней записи книга продаж и доп. Классификатор представляет собой упорядоченный перечень заголовков приказов, которые издаются в каждой компании.
Проще говоря, данный перечень содержит информацию об индексах документации, лицах, визирующих документы и о сроках хранения. Наличие данного перечня позволяет существенно снизить количество ошибок, а также легче определять сроки хранения приказов по личному составу. Его присутствие в делопроизводстве компании значительно упрощает поиск необходимой документации и даже, в какой-то мере, регламентирует порядок подписания и регистрации. Кроме того, его можно с успехом использовать для дальнейшего создания справочника в. Известно, что различные документы имеют свои сроки хранения. Приказы в 2019 году При этом в большинстве случаев именно последний тип приказов составляет большую часть документооборота компании. На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме акт об уничтожении документов образец по ссылке приведен. Документы в организации, как правило, уничтожаются централизованно, поэтому их включают в сводный акт с другими документами всех подразделений организации.
Содержание: Приказы по личному составу: срок хранения Приказы по личному составу: сроки хранения Срок хранения оснований к приказам Срок хранения приказов на отпуск Приказы по личному составу: срок хранения Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1. Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов. Срок хранения оснований к приказам Важно Что к ним можно отнести? Документы-основания к приказам по личному составу Внимание Чтобы иметь представление о правильном определении сроков хранения, рекомендуем обратить внимание на классификатор. Следует помнить, что в процессе деятельности в каждой компании создаются приказы трех видов: основные; по административно-хозяйственной деятельности. Первая категория имеет постоянный срок хранения, третья — 5 лет. При этом, если 1 и 3 категории имеют строго обозначенные сроки, то вторая категория подлежит грамотному определению принадлежности приказов. Классификатор приказов представляет собой упорядоченный перечень заголовков приказов, которые издаются в каждой компании.
Срок хранения оснований к приказам по личному составу 2018 Это обуславливается тем, что данные документы являются основными доказательствами факта работы сотрудника в организации. При этом организация архивного хранения данных личного состава подразумевает раздельную организацию дел. Так, приказы по личному составу по срокам хранения группируются в дела 75 лет и 5 лет хранения соответственно. Отметим, что ни в коем случае нельзя группировать дело из документов разных сроков хранения. Приказы по личному составу — их формирование и хранение Читайте в нашей статье, как оформить кадровые приказы в сложных ситуациях. Необходимо обеспечить хранение документов Отметим, что руководитель организации самостоятельно решает, как и где будет хранить документы компании ст. Есть несколько вариантов. Организация может передать документы на хранение в архивное учреждение, организовать внутреннее хранение документов всех подразделений, филиалов или поручить каждому структурному подразделению хранение своих документов.
Для каждого варианта будут действовать одинаковые сроки хранения. Организации не вправе уменьшить срок хранения по своему усмотрению.
По этой причине такие документы не требуют длительного хранения. Соответственно, максимальный срок хранения таких документов может быть органичен пятью годами. Напомним, что для других приказов установлены иные сроки хранения п. Приказы, распоряжения, документы к ним о наложении дисциплинарных взысканий — 3 года.
Читайте в журнале «Кадровое дело»: Как оформить приказ о повышении должностных окладов в связи с увеличением МРОТ Чтобы ввести новый документ в действие, руководитель организации визирует заполненный бланк. Печать проставлять не следует. Исключение — бланки, которые разработали сами, если в них предусмотрели место для проставления печати. Отдельные виды распоряжений, например, о введении режима неполного рабочего времени или увольнении членов профсоюза по инициативе работодателя, необходимо предварительно согласовать с профсоюзным комитетом или иным органом, представляющим интересы работников. Всех упомянутых в нем сотрудников, включая ответственных за исполнение приказа, ознакомьте с документом под подпись. Но в повседневной работе кадровикам, так или иначе, приходится писать тексты распоряжений самостоятельно. Хотя бы потому, что для многих ситуаций, таких как отзыв из отпуска, установление надбавок или изменение условий труда, типовые бланки не разработаны. Как вести журнал регистрации приказов по личному составу Даже в небольшой компании распоряжения, связанные с трудовой деятельностью сотрудников, оформляются в большом количестве, поэтому каждый документ должен быть зарегистрирован и учтен. Регистрация приказов по личному составу позволит не пропустить номера и не использовать те, которые уже присвоили другим документам. Чтобы вести учет распоряжений, заведите специальный журнал приказов по личному составу.
В этой книге учета небольшая компания может регистрировать все приказы, распоряжения по личному составу, а крупная — вести регистрацию по отдельным видам: о приеме на работу, увольнении, переводах и т.
Статья 29. Хранение документов бухгалтерского учета 1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская финансовая отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Федерального закона от 23. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской финансовой отчетности в последний раз. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
Каков срок хранения кадровых документов в организации
Вышеуказанные сроки не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых Перечнем, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, установлен иной срок хранения. Приказам же со сроком хранения 5 лет в этом случае будут присваиваться регистрационные номера с другой буквой, например, об отпуске — «о»: приказ № 1-о. Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания. В основном, хранят комплекты документов по исполнительным производствам и срок их хранения – 10 лет.
Сколько и где должны храниться заявления на отпуск
| Новый срок хранения документов по заработной плате в году | Перечень состоит из 12 разделов, содержит 1003 позиции и снабжен алфавитным указателем. Наиболее употребительным является срок хранения в 5 лет. |
| Защита документов | У каждого вида документов свои сроки хранения — от года до бессрочного хранения. Сроки одинаковы для бумажного и электронного документооборота. Собрали основные виды, которыми бизнес пользуется чаще всего. Полный список можно посмотреть в приказе Росархива. |
| Виды приказов | В графе «крайний срок хранения» указываем крайний год хранения каждого дела, внесенного в опись. Для этого к году создания документов дела (в данном случае 2013), прибавляем 50 лет, получаем крайний срок – 2063. |
Приказы по личному составу – их формирование и хранение
Их положено хранить в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков п. Четырехлетний срок хранения определен для книги покупок и книги продаж, включая дополнительные листы к ним. При этом отсчет ведется с даты последней записи в книге п. Что касается счетов-фактур, то их следует хранить пять лет ст. Пятилетний период сохранности установлен для налоговых деклараций и расчетов по всем видам налогов.
Исключение — декларации ИП за период по 2002 год включительно. Их нужно хранить 75 лет ст. А вот расчет по страховым взносам нельзя уничтожать на протяжении 50 лет с момента его составления ст. Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов, нужно хранить в течение шести лет подп.
К таким документам относятся, в частности, карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов ст. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы карточки индивидуального учета придется беречь на протяжении 50 лет ст. С какого момента отсчитывается срок хранения документов, используемых для расчета страховых взносов? Прямого разъяснения нет.
По нашему мнению, в данном случае можно применить аналогию с налоговыми документами. То есть отсчет срока вести после окончания расчетного периода, в котором документ использовался в последний раз для исчисления и уплаты взносов, составления отчетности по ним. Всю переписку с налоговой уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления предписано хранить пять лет. Этот срок увеличивается в два раза, если жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки п.
Все электронные документы с УКЭП, и сертификаты ключей проверки электронной подписи, которой завизированы жалобы и технологические документы, нужно хранить как минимум в течение пяти лет. Здесь сроки считаются с даты получения или отправки соответствующего документа п. Контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, нужно хранить на протяжении пяти лет после прекращения обязательств по ним ст. Как перейти на новую номенклатуру: пошаговая инструкция Чтобы организовать текущий процесс делопроизводства и последующую передачу документов на хранение, нужна номенклатура дел.
Это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения. Такой перечень необходим для правильного формирования документов, организации их учета и сохранности, а также быстрого поиска. Надо стремиться к тому, чтобы номенклатура дел отражала все функции и направления работы организации или ИП. Иначе в процессе делопроизводства неминуемо будут появляться документы, не включенные в номенклатуру, что может привести к нарушению порядка хранения и даже утрате документов.
Исходя из формы номенклатуры дел, утвержденной приказом Минкультуры от 31. Во-первых, необходимо ввести нумерацию структурных подразделений организации. Эти номера потребуются для формирования индекса дел, так как он включает в себя порядковый номер дела, а также номер структурного подразделения. При многоуровневой внутренней структуре организации можно вводить сложные индексы, состоящие из групп цифр, отделяемых друг от друга дефисом.
К примеру, отдельные номера могут присваиваться департаментам, отделам внутри департамента и рабочим группам внутри отдела.
Бухгалтерские документы В эту группу можно отнести все первичные документы, кассовые и банковские документы, учетную политику, документы инвентаризации, бухгалтерскую отчетность. Общий срок хранения бухгалтерских документов — 5 лет. Причем он рассчитывается с начала года, следующего за годом прекращения использования документа.
В течение 5 лет необходимо сохранять первичные документы договоры, акты, накладные, чеки, БСО и т д. Все документы по своим сотрудникам, которые связаны с социальными выплатами, льготами граждан, работодатель обязан хранить в течение 75 лет. Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т.
Это тоже случай, когда не стоит обедать кактусом.
Да, вечно. Кадры расписаны подробнее, но по ним мне чаще вопросы задают, честно говоря, а вот бухгалтеры с юристами обычно сами понимают какой документ куда относить. Чаще всего, в компаниях хранят те документы, которые я прописала в бухгалтерии, несколько расповсюдивая их по подразделениям. Если какой-то документ непонятно сколько хранить спрашивайте — вместе разберемся.
Постоянное хранение в папках. Оперативно нужны последние три года — текущий и два предыдущих. Если и нужны документы более ранних периодов, то это частные редкие случаи. Вот как я храню пошагово: Ревизия Год заканчивается, я вытаскиваю все папки по закончившемуся году и провожу ревизию, соответственно учетной системе у меня — базы, а могут быть журналы, перечни.
Мне нужно проверить, что никакие документы от меня не утекли — это относительно приказов. Относительно бухгалтерии — с поставщиками, комиссионерами и покупателями проводим сверки, в процессе проверяя наличие документов из этих сверок физически в организации; ведомости — по перечислениям и пр.. То есть находим к чему привязаться — перечисления зарплаты, регистраторы, поступления на расчетный счет и так далее и проверяем наличие всех документов по этому поводу. Опись Я храню документы пачками составы которых мои базы умеют помнить.
Для этого я раскладываю их по порядку на случай поиска без базы — по номерам или по алфавиту, описываю состав и содержание пачки, в процессе нанизывая на такую штуку: Потом «закрываю» пачку — кладу сверху лист с номером и уточнением что там просто общими словами — приказ по отпускам, приказы по личному составу, продажи — акты, закупки и т. После этого сформированная и готовая для хранения пачка отправляется в шкаф для оперативного хранения, а когда она выпадает за предел трех лет — уходит далеко и глубоко в архив. Всегда ведь есть какое-то труднодоступное место, где можно хранить документы?
Опубликован новый перечень сроков хранения документов, которые образуются в процессе деятельности организаций. Приказ Росархива от 20. Прежний перечень, утвержденный Минкультуры, больше не применяется.
Срок хранения приказов по основной деятельности и личному составу
| Срок хранения документов по заработной плате | читайте в статье. Вопрос: Сроки хранения бухгалтерских документов по зарплате. |
| Сроки хранения кадровых документов | На заметку Срок хранения 75 лет также установлен для приказов, используемых при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.). |
| Приказы по личному составу: новые сроки хранения, ошибки при оформлении | Какие приказы относятся к приказам по личному составу, и как с ними работать кадровику в 2023 году. Подробная классификация, новые сроки и правила хранения, а также 10 образцов приказов по личному составу найдете в статье. |
| Сроки хранения документов: налоговых, бухгалтерских, кадровых и т.п. | Тем же пунктом приказа № 237 установлено, что сроки хранения кассовых книг исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. То есть кассовая книга за 2023 год также подлежит хранению до конца 2028 года. |
Таблица со сроками хранения документов в 2021 году:
В таблице приведены кадровые документы, обязательных быть в организации. И список обязательных кадровых документов. Указаны сроки хранения документооборота. В 2021 году действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Кадровая первичка тоже нужна для расчета взносов. Но у нее свои сроки хранения, и их сейчас не пересматривали. Эти сроки закреплены в перечне, который утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся). Порядок организации текущего хранения личных дел следующий. Такой же срок хранения – пять лет – установлен для приказов о привлечении работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни (письмо Росархива от 21.09.2020 № Р/Т-1279).
Сроки хранения документов по личному составу
Статья 120 НК РФ. Отсутствие первичной документации и прочих важных бумаг — правонарушение и с точки зрения Налогового кодекса. Если нарушение закона выявлено на протяжении одного налогового периода, штраф составит 10 тысяч рублей. Если же правонарушение выявляется не в первый раз, штраф увеличивается до 30 тысяч рублей. Однако этот штраф не должен быть больше 40 тысяч рублей. Пункт 6. Согласно ему при утрате документов руководитель обязан организовать комиссию по расследованию причин произошедшего. Документы могут быть уничтожены неумышленно. К примеру, причинами их пропажи может быть форс-мажор пожар, наводнение или кража, поджог, совершенный злоумышленниками. В этом случае нужно зафиксировать факт происшествия.
Понадобится заключение соответствующих служб. К примеру, если произошел пожар, нужна справка от службы пожарного надзора. Если же документы похищены или уничтожены злоумышленником, понадобится справка из полиции. Данные документы необходимы для того, чтобы подтвердить факт непричастности руководителей предприятия к инциденту.
Составленный Росархивом перечень значительно сокращен и содержит 657 типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения. Основная причина уменьшения количества позиций в Перечне — формирование различных видов переписки в единое дело. Но, пожалуй, самое главное — это изменение сроков хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых и иных документов.
Одним из основных видов распорядительного документа в управлении документационного обеспечения организации является приказ распоряжение. В данной статье будет рассмотрены: какие виды приказов бывают, как они оформляются, какие нормативно-правовые акты регулируют их оформление, сколько времени данные приказы должны храниться в организации, а в случае ликвидации — передаваться в центральный архив. Виды приказов. Сроки хранения. Основным назначением приказа является решение основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Приказ — это правовой акт, принимаемый единолично руководителем организации для решения кадровых, организационных, хозяйственных и иных вопросов. Существует 3 вида приказов распоряжений : — приказы распоряжения по основной деятельности; — приказы распоряжения по личному составу; — приказы распоряжения по административно-хозяйственным вопросам. Для каждого вида приказов распоряжений установлены разные сроки хранения: — срок хранения «постоянно» — для приказов распоряжений по основной профильной деятельности; — срок «75 50 лет» — для приказов распоряжений по личному составу; — срок хранения «5 лет» — для приказов распоряжений по административно-хозяйственным вопросам и группы приказов распоряжений по личному составу. Организационно-распорядительная документация.
Проекты правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций, кодексов профессиональных, межведомственных, корпоративных ; документы заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка по их разработке До минования надобности Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций 5 лет Договоры, соглашения, контракты 1 , документы акты, протоколы разногласий к ним 5 лет ЭПК 2 1 Не указанные в отдельных статьях Перечня 2 После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 12. Документы расчеты, заключения, справки, переписка к договорам, соглашениям, контрактам 5 лет 13. Документы заключения, справки, переписка по проведению правовой экспертизы локальных нормативных актов, их проектов и иных документов 5 лет Базы данных справочные, полнотекстовые по локальным нормативным актам и распорядительным документам организации Постоянно 1.
О новых сроках хранения документов (кадровая документация)
Перечень состоит из 12 разделов, содержит 1003 позиции и снабжен алфавитным указателем. Наиболее употребительным является срок хранения в 5 лет. № п/п Вид документа Срок хранения документов/ № статьи по перечню Примечание 1 2 3 4 1. Документы, фиксирующие трудовую деятельность 1 Приказы по личному составу 75 л.1 ЭПК ст. 6. Сроки хранения документов установлены Налоговым Кодексом РФ, Федеральных законах от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Если для документа прописано два срока хранения: 75 или 50 лет, ориентируются на срок 50 лет для текущих документов и 75 — для документов до 2003 года. Документы, которые нужно хранить постоянно, минимум через 10 лет необходимо передать в архив. Срок хранения — один год. Графиков отпусков хранят 3 года (ст. 453 перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Аналогичны и сроки хранения заявлений работников, если они хранятся в личных делах работников. Документы по заработной плате храните в организации не менее установленного срока. Для приказов по выплатам сроки хранения варьируются от 6 до 75 лет. В статье актуальные сроки хранения приказов по заработной плате и образцы на 2024 год.
Памятка по систематизации приказов
Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Сроки хранения всех документов в России с 2023 года Официальный документ. Сроки, в течение которых хранят документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. это ответственность, которую берет на себя каждая компания.