Если сотрудник не вернул в срок неизрасходованные подотчетные суммы, то бухгалтер организации может удержать сумму задолженности из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ). А именно, расходный ордер для выдачи наличных денег под отчет оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица при наличии на нем собственноручной надписи руководителя о сумме денег и о сроке, на который они выдаются, подписи руководителя и даты. Как учитывают подотчетные суммы. Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на одноименном счете 71. По дебету этого счета отражаются: выдача работнику денег под отчет (в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетный счет» или счета 50 «Касса»). Иногда работник просто не в состоянии совершить возврат. Тогда на основании согласия сотрудника и изданного приказа об удержании, бухгалтер может удержать подотчетную сумму с заработной платы в размере, не превышающем 20% от зарплаты за месяц. Порядок удержания подотчетных сумм из заработной платы. Сроки, в которые работники должны представить нанимателю отчетность по расходованию выданных авансом подотчетных денег, фиксируются в приказе работодателя о выдаче денег, либо в заявлении подотчетника.
Удержание остатка подотчета проводки
Как удержать подотчет из зарплаты с согласия сотрудника. Для удержания невозвращенного подотчета из заработной платы работника необходимо издать приказ. Документ можно составить в произвольном виде. Что такое подотчетные средства. Подотчетные деньги — это сумма денег, которую выдали работнику для решения конкретных задач: командировка, встреча, покупка чего-либо и так далее. Деньги выдают на конкретный срок авансом. А именно, расходный ордер для выдачи наличных денег под отчет оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица при наличии на нем собственноручной надписи руководителя о сумме денег и о сроке, на который они выдаются, подписи руководителя и даты. Сотруднику необходимо написать работодателю заявление с просьбой взыскивать определенную часть из своей зарплаты в счет погашения не возвращенных подотчетных сумм. Сотрудник не отчитался за аванс на сумму 30 000 ₽ и не вернул эти деньги. Он согласился на удержания из зарплаты, которая составляет 50 000 ₽ в месяц на руки. Работодатель при каждой выплате заработной платы будет удерживать 20% — это ровно 10 000 ₽ в месяц. Суммы неизрасходованных авансов надо зачислять на банковский счет. Деньги «под отчет» выплачивают без указания кода в платежке. Удержание подотчетных сумм из зарплаты работника.
Заявление на удержание подотчетных сумм
Для определения перечня лиц, которые могут получать деньги под отчет, работодатель может издать приказ о назначении подотчетных лиц. Деньги могут выдаваться наличными из кассы или путем перечисления на карту работника. О том, как составить заявление на получение подотчетных сумм на карту, мы рассказывали здесь. Получив деньги под отчет, работник в дальнейшем должен будет отчитаться за них. То есть предоставить работодателю документы, подтверждающие понесенные за его счет расходы, и вернуть остаток. По полученным наличным деньгам срок для отчета — 3 рабочих дня после истечения срока, на который они были выданы, или со дня выхода на работу к примеру, при возвращении из командировки п. Срок выдачи денег под отчет работодатель утверждает сам и закрепляет в локальном нормативном акте к пример, в Положении о расчетах с подотчетными лицами.
Для выдачи денег в безналичном порядке работодателю необходимо утвердить не только срок, на который они выдаются, но и срок, который дается работникам на то, чтобы отчитаться по полученным суммам. Если работник не отчитался по выданным ему деньгам, может ли работодатель удержать задолженность из причитающейся такому работнику заработной платы?
Окончательный расчет по авансовому отчету в установленный срок работником не произведен. На основании приказа руководителя и с письменного согласия работника невозвращенная подотчетная сумма удерживается из начисленной работнику заработной платы. Доходы и расходы учитываются для целей налогообложения методом начисления.
Операции, связанные с начислением и выплатой работнику заработной платы, из которой производится удержание, в данной консультации не рассматриваются. Посмотреть ответ Порядок удержания подотчетных сумм в случае их невозврата сотрудником Возврат неизрасходованных авансовых подотчетных сумм может быть осуществлен одним из методов: Работник подает заполненный авансовый отчет и на его основании вносит в кассу требуемую сумму. У сотрудника нет возможности вернуть в установленные сроки деньги, он обращается к работодателю с письменной просьбой о произведении удержаний из заработной платы. Руководитель компании издает распоряжение или приказ на удержание суммы задолженности из зарплаты при условии, что сотрудник не имеет возражений. При наличии разногласий между подотчетным лицом и руководством фирмы вопрос решается в судебном порядке.
Директор компании решил простить долг и признать его в качестве дохода работника. Удержание невозвращенного вовремя аванса можно произвести из суммы ежемесячного заработка работника. Осуществляется эта процедура в соответствии с нормами ст. Для появления полномочий у бухгалтерии по удержанию из доходов подотчетного лица невозвращенных им средств: руководитель компании в течение месяца с момента окончания срока представления отчета и внесения денег в кассу издает приказ об удержаниях; в приказе или на отдельном бланке должник расписывается и дает согласие на произведение удержаний. При несоблюдении указанных требований возврат средств возможен только в судебном порядке.
Для долгов, возникших по причине невозврата подотчетных средств, действует обычная продолжительность срока исковой давности 3 года , на протяжении которого работодатель может обратиться в суд для принудительного взыскания задолженности работника перед предприятием. Если руководство компании не инициирует возврат средств через удержание из зарплаты или принудительный возврат по судебному решению, то для должника невозвращенные подотчетные средства становятся доходом. В этой ситуации работодатель выступает в роли налогового агента: у него появляется обязательство по начислению и удержанию НДФЛ с общей величины неиспользованных и подлежащих возврату подотчетных средств. При отсутствии возможности удержать подоходный налог работодатель уведомляет в письменной форме налоговые органы. Такая последовательность действий оговорена в Письме Минфина от 24.
При наличии заявления от подотчетного лица об удержании из его заработка долга по авансовому отчету разрешается направлять на возмещение сразу всю сумму задолженности. Роструд в Письме от 26. Сотруднику дается право прописать в заявлении процент удержаний или фиксированную ежемесячную сумму, в рамках которой можно осуществлять погашение долга из зарплаты. Образец приказа об удержании из зарплаты неизрасходованных подотчетных сумм от КонсультантПлюс доступен по ссылке При удержании задолженности из ежемесячных доходов работника на основании приказа руководителя необходимо руководствоваться максимальными ограничениями из ст. При инициировании судебного разбирательства между подотчетным лицом и работодателем алгоритм действий такой: до истечения срока исковой давности предприятие подает иск в судебные органы; по окончании месячного срока, отводимого для урегулирования вопроса путем добровольного исполнения обязательств или издания распоряжения руководства об удержаниях, бухгалтерия должна показать в учете доначисление страховых взносов на сумму задолженности по подотчетным средствам; при вступлении в силу судебного решения в пользу работодателя из суммы долга удерживается подоходный налог.
Прощение долга оформляется приказом по предприятию. Чтобы простить задолженность по подотчетным средствам, руководитель компании издает приказ. Альтернативный вариант: должник обращается с просьбой об аннулировании задолженности в форме заявления на имя директора предприятия, руководитель своей резолюцией на заявлении фиксирует решение о прощении долга. Дата списания обязательств с должника будет совпадать с датой резолюции или днем регистрации приказа. Этой датой должны быть произведены начисления по НДФЛ, налог перечисляется в бюджет в день фактического удержания сумм или на следующие сутки.
При наличии задолженности по подотчетным средствам за уволенным работником после окончания периода исковой давности организация вправе перевести сумму долга в разряд безнадежных задолженностей. После этого можно произвести списание в затраты по правилам п. Задержка зарплаты на 1, 15 дней по Трудовому кодексу РФ - чем она грозит Бухгалтерский и налоговый учет Задолженность сотрудника по подотчетным средствам является его обязательством перед работодателем. В категорию доходов сумма может перейти, если руководством компании будет принято решение простить долг. По истечении периода досудебного урегулирования проблемы 1 месяц на размер задолженности начисляются страховые взносы.
Сумму взносов можно зачесть или произвести ее возврат при выполнении одного из условий: сотрудником добровольно были возвращены средства; сумма долга была засчитана в расходы на основании авансового отчета и документов, подтверждающих целевой характер затрат. Списание задолженности с уволенных сотрудников реализуется двумя путями: через расходование части резерва сомнительных долгов; через отнесение суммы долга на финансовые результаты. В первом случае составляется проводка между дебетом 63 и кредитом 71 счета, во втором — дебетовый оборот записывается по 91 счету, а кредитовая запись — по 71 счету. Одновременно с этими корреспонденциями сумма отражается в забалансовом учете на счете 007.
Для взыскания задолженности в данном случае действует срок исковой давности в три года. Руководство компании может принять решение о списании задолженности путем признания ее доходом сотрудника. Важно учитывать, что данная сумма станет налогооблагаемым доходом и с нее необходимо перечислить НДФЛ с неиспользованных подотчетных сумм.
Прощение задолженности работнику оформляется через издание соответствующего приказа. Документы-основания для удержания В качестве основания для издания приказа может выступать заявление, полученное от работника на удержание определенной суммы. Заявление подается на имя руководителя организации и содержит данные о работнике, дату получения им подотчетной суммы; размер задолженности перед работодателем, который разрешает удержать сотрудник; дату удержания. Сотрудник может указать в заявлении сумму долга, который он разрешает списывать из его зарплаты. Но если такое заявление не было предварительно получено, то для взыскания задолженности с работника используется такая форма, как авансовый отчет. Его подотчетное лицо заполняет самостоятельно. В нем необходимо указать следующие сведения: Наименование работодателя.
ФИО подотчетного лица, место его работы. Даты расходования по первичной документации. Наименование первичного документа. Сумма расхода. В качестве приложений к авансовому отчету выступают первичные документы, которые подтверждают размер затрат: чеки, кассовые ордеры и пр. Если по авансовому отчету списываются суточные расходы, которые не имеют первичной документации, то в нем просто прописывается сумма суточных, которая утверждена на предприятии во внутренней документации. В итоговой строчке авансового отчета подотчетное лицо указывает израсходованную им сумму, а бухгалтер проверяет, насколько она соответствует полученной им сумме.
Когда сумма списываемых средств по авансовому отчету меньше, чем было выдано сотруднику, то у него образуется задолженность перед работодателем. Именно из авансового отчета берется сумма задолженности для приказа на удержание.
Если сотрудник, работающий или бывший, не согласен погасить задолженность, а работодатель не намерен с ним судиться, то избавиться от «дебиторки» можно стандартным способом. На основании пункта 77 ПБУ она подлежит списанию по истечении срока исковой давности, то есть через три года ст. Кроме того, на эту задолженность распространяется общее правило о создании резерва сомнительных долгов п. Удерживать списанную задолженность на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» оснований не имеется, поскольку причиной списания неплатежеспособность не является абз. В налоговом учете такая дебиторская задолженность относится к безнадежным долгам и приравнивается к внереализационным расходам п.
Для признания в расходах по налогу на прибыль причина возникновения долга перед налогоплательщиком роли не играет. В поддержку этой позиции вы можете сослаться на письма Минфина России от 8 августа 2012 г. Необоснованная налоговая выгода Схема списания задолженности подотчетного лица по сроку исковой давности хотя и чревата удержанием НДФЛ, зато сулит экономию по налогу на прибыль. А до тех пор, пока такой срок не определен руководителем и персонально не доведен до подотчетника, деньги могут оставаться у него беспрепятственно. Усматривать в таком способе хранения наличности вне кассы! Между тем очевидно: эти варианты вывода денег из хозяйственного оборота организации необратимо или временно невозможны без договоренности между руководителем и подотчетником. А злоупотребление правом заставляет усомниться в добросовестности и разумности действий руководителя, который обязан соблюдать интересы юридического лица п.
Добавим, что контроль за движением имущества, в том числе наличных денег, осуществляет главный бухгалтер п. Списание удержанных работниками подотчетных средств — дело рискованное. Как известно, налоговая выгода в том числе в виде расхода по налогу на прибыль может быть признана судом необоснованной, если операции учтены не в соответствии с их действительным экономическим смыслом или учтены операции, не обусловленные разумными экономическими или иными причинами п. При этом арбитражный суд оценивает доказательства, представленные налоговой инспекцией, по своему внутреннему убеждению п. Удержание из заработной платы Порядок взыскания ущерба прописан в статье 248 Трудового кодекса. Из него вытекает, что вину работника может признать либо он сам, либо суд. К компетенции работодателя установление виновности не относится.
Поэтому удержание средств в погашение долга по инициативе работодателя не допускается. Согласие работника на погашение задолженности удостоверяет его заявление. На его основании работодатель выносит решение об удержании из заработной платы. Но принять это решение нужно не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения подотчетных средств ст. При этом размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов ст. Заявление работника об удержаниях, превышающих этот размер, не применяется. Для удержаний на основании исполнительного документа действует более жесткое ограничение — 50 процентов п.
Если месячный срок для принятия решения пропущен, работодатель может истребовать задолженность лишь через суд. Формально это означает, что письменное согласие работника утрачивает силу.
Удержание задолженности по подотчетным суммам в программе "1С:Зарплата и управление персоналом"
Сумма удержания отображается в документе «начисления зарплаты работникам», который также находится на вкладке «Зарплата». Нужно выбрать сотрудника, у которого будет произведено удержание и зарплат, а также его подразделение и вид расчета, созданный выше. решение об удержании невозвращенной подотчетной суммы должно быть принято не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для ее возврата, при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Неизрасходованные подотчетные суммы следует удерживать при каждой выплате заработной платы работнику, который не вернул их в срок, в размере не более 20 процентов от невозвращенной суммы. Основание — ст. 138 Трудового кодекса. Суммы неизрасходованных авансов надо зачислять на банковский счет. Деньги «под отчет» выплачивают без указания кода в платежке. Удержание подотчетных сумм из зарплаты работника.
Как написать заявление на удержание подотчетных сумм из заработной платы + образец
Имеет судебная практика в пользу признания затрат на основании частично восстановленных оправдательных документов п. Закрытие подотчета за счет покупки имущества у директора Нередко на территории компании имеется бесхозное имущество, покупку которого в свое время не удалось подтвердить документально. Причем такое имущество мог за свой счет действительно приобретать и сам директор, например, если он одновременно является и учредителем юридического лица. Чтобы поставить на учет мебель, оргтехнику, оборудование и т. Такая стратегия помогает не только списать подотчетный долг с руководителя, но и сэкономить. В итоге задолженность по авансам, выданным под отчет генеральному директору, снижена, а организация получила налоговую выгоду — 98 000 руб. Если сделки реальные, то налоговых рисков не возникает Списание подотчета за счет компенсационных выплат Благодаря начислению компенсационных выплат за пользование личным имуществом директора у организации появляются перед ним встречные обязательства. Взаимозачет расчетов позволит перекрыть часть суммы выданной под отчет.
Если не проводить зачет взаимных обязательств, то придется в бухгалтерии показать «на бумаге» возврат денег в кассу и повторную их выплату в качестве компенсации, это вариант более рискован, если реального движения денег не было. Компенсационные выплаты, связанные с исполнением трудовых обязанностей освобождаются от обложения НДФЛ и страховых взносов п. Следовательно, списывая через них подотчетные суммы организация экономит налоги, но многомиллионные долги этим способом закрыть не получится. Чеки от самозанятых граждан Списать подотчет через самозанятых выгодно, но рискованно. Для списания долга в сумме 12, 2 млн. Итоговая сумма экономии — 1 708 000 руб. Правда в этом случае необходимо чтобы каждый плательщик обязательно платил налог в бюджет, вы у него не были единственным заказчиком, а приобретенные услуги или товары использовались в коммерческой деятельности предприятия.
Чтобы снизить риски заключайте с плательщиком НПД полноценный договор, к которому самозанятый оформит накладные или акты. Следите, чтобы оказываемые самозанятым услуги не дублировали функционал сотрудников предприятия. Перевод подотчета на договор займа Это способ имеет несколько модификаций, будь-то переделывание задним числом кассы и замена в расходных ордерах основания с «выдачи под отчет» на «договор займа», так и погашение подотчета за счет договора займа. Ошибкой будет новация задолженности директора по подотчетным суммам в договор займа, но допускается заключение договора займа, по которому директор получит деньги в кассе или на карту и тут же погасит ими задолженность по подотчету. Обратите внимание на важный нюанс — для выдачи займа наличными средства должны быть специально сняты для этого с расчетного счета п. При замене подотчетного долга на договор займа, не решится главная проблема — наличие самой задолженности, хотя и будет выиграно время. Заем и расчеты векселями После переноса задолженности в заемные обязательства, генеральный директор по-прежнему должен предприятию.
Для того что закрыть с ним расчеты «серые» оптимизаторы используют вексельные расчеты. Случай из практики - организация подписала оглашение о новации обязательства по займу, согласно которому директор возвращал долг компании не деньгами, а передачей векселей сроком 3 и 5 лет. При реализации схемы оба векселя умышлено изначально были дефектные, чтобы деньги по ним нельзя получить. Два векселя понадобились оптимизаторам на разные случаи назначения выездной налоговой проверки. Если она началась до того как не истек трехлетний срок с момента новации, контролерам предъявлялся пятилетний вексель, срок оплаты, по которому еще не наступил.
Основание: ст. Однако если работник не возражает, с его письменного согласия можно вычитать и больше. Бухгалтерский учет Невозвращенные своевременно подотчетные суммы — это недостача материальных ценностей: Дебет 94 — Кредит 71 — списана сумма, выданная в подотчет и невозвращенная в установленные сроки сумма Дебет 70 — Кредит 94 — удержана невозвращенная сумма из заработной платы сотрудника. Основание: Инструкция по применению плана счетов. Как при выдаче в подотчет, так и при удержании невозвращенных подотчетных сумм, не образуется ни доходов, ни расходов.
Поэтому налоги и взносы не начисляются. Как создать в вашей организации Положение о подотчете, читайте здесь. Как правильно составить авансовый отчет, смотрите тут.
О всех случаях просрочки докладывайте руководителю учреждения. С согласия работника руководитель может принять решение об удержании подотчетной суммы не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата аванса. Если работник не согласен на удержание из зарплаты долга по подотчетной сумме, по истечении 1 месяца со дня окончания срока возврата аванса исчислите с этой суммы НДФЛ и начислите страховые взносы. Если не удержите НДФЛ, вероятно, придется отстаивать свою позицию в суде. Причем суды не всегда поддерживают в этом вопросе работодателей.
Обратите внимание, что истечение срока исковой давности является одним из критериев признания долга безнадежным и, следовательно, учета его в расходах для целей налогообложения прибыли организаций. Для включения сумм дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав расходов необходимы документы, подтверждающие истечение срока исковой давности. Об этом говорится в письме Минфина России от 15 сентября 2010 г. Организация, которая применяет УСНО, независимо от выбранного объекта налогообложения, на сумму списанной безнадежной дебиторской задолженности не вправе уменьшить базу по единому налогу письмо Минфина России от 13 ноября 2007 г. Сумма списанной безнадежной дебиторской задолженности не имеет значения и для организаций, уплачивающих ЕНВД. Это следует из пункта 1 статьи 346. Бухучет невозвращенных подотчетных сумм Как это сделать? Путем сдачи справки 2-НДФЛ, где будет указана сумма неудержанного налога. В какой срок это сделать? До 1 марта года, следующего за годом, в котором не был удержан налог п. Учтите, что годовую форму 2-НДФЛ по этому работнику также нужно будет сдать. Кроме того, необходимо сообщить и самому сотруднику-налогоплательщику, что он получил доход, удержать НДФЛ с которого организация не смогла. Сделать это нужно, также выслав справку 2-НДФЛ с признаком «2». В письме Минфина РФ от 24. Удержать НДФЛ нужно при фактической выплате средств работнику п. В связи с этим, если уволенному сотруднику выплачивается окончательный расчет и его хватает на удержание НДФЛ по невозвращенному подотчету, то работодатель должен это сделать. Удержание подотчетных сумм из зарплаты работника Удержание любых сумм, в том числе подотчетных сумм аванса, который не израсходован и не возвращен , из заработной платы работника производится в установленном законодательством порядке. Кстати, возмещение затрат на обучение работника также возможно провести в данном порядке. ВНИМАНИЕ: Работодатель может принять решение о том, чтобы производить удержание из заработной платы работника, в связи с неизрасходованным и не возвращенным авансом: не позднее одного месяца со дня окончания срока, когда должен быть возвращен аванс. При этом работодатель сам определяет, на какой срок выдает подотчетные средства. В рассматриваемой ситуации работодатель сможет удерживать при каждой выплате заработной платы не более 20 процентов. Работодателю следует получить письменное согласие работника на удержание из его заработной платы подотчетных сумм и издать соответствующий приказ на удержание.
71 счет бухгалтерского учета
Отметим, что срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул, начинают отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги. Статьей 137 ТК РФ предусмотрена возможность удержаний из заработной платы работника с целью погашения его задолженности работодателю, в т.ч. для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. Заявление подается на имя руководителя организации и содержит данные о работнике, дату получения им подотчетной суммы; размер задолженности перед работодателем, который разрешает удержать сотрудник; дату удержания. Взыскание подотчётных средств с работника. Здравствуйте. В течение полутора лет официально работающему сотруднику на зарплатную карту периодически переводились денежные средства под отчёт. Отчётов о расходовании этих средств нет.
Что делать, если подотчетное лицо не отчиталось в срок?
Работник не отчитался по полученным подотчетным средствам и деньги в кассу не вернул. Вправе ли работодатель удержать подотчетную сумму из выплачиваемого работнику аванса за первую половину месяца? Можно ли удержать из зарплаты подотчетные суммы. Перечень лиц, которым могут выдавать средства под отчет, работодатель может закрепить через издание приказа (хотя это необязательно). Подотчетным лицом может стать любой сотрудник предприятия. Такие правила установлены в статьях 137, 248 ТК и подтверждены в письме Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0. Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 ТК). Об удержаниях из зарплаты читайте в статье. Для начала удержания необходимо письменное разрешение директора и приказ в произвольной форме. Размер удержания не должен превышать 20% от заработка. НДФЛ и взносы с удержанных денег не уплачиваются.
Взыскание с работника подотчетных сумм
Основание: Инструкция по применению плана счетов. Как при выдаче в подотчет, так и при удержании невозвращенных подотчетных сумм, не образуется ни доходов, ни расходов. Поэтому налоги и взносы не начисляются. Как создать в вашей организации Положение о подотчете, читайте здесь. Как правильно составить авансовый отчет, смотрите тут. А в вашей организации работники своевременно отчитываются по подотчетным суммам? Какие меры воздействия вы используете?
Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!
Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему с работником осуществляются в срок, установленный руководителем. На практике такой срок принимается одинаковым для всех авансовых отчетов. С одной стороны, он относится к правилам документооборота и закрепляется в учетной политике п.
А с другой стороны — срок окончательного расчета затрагивает интересы подотчетного лица. Поэтому, во избежание разногласий, подотчетных лиц нужно ознакомить и с этим организационным решением под роспись. Хотя в самой этой форме указан ее код по ОКУД 0302001 , в действующий классификатор она не включена. Возникновение дебиторской задолженности Расчеты с дебиторами и кредиторами фирма отражает в суммах, признаваемых ею правильными п.
Это общее правило распространяется и на расчеты с подотчетными лицами. Поэтому бухгалтер производит учетные записи на основании утвержденного авансового отчета. Согласие подотчетника на отражение за ним дебиторской задолженности не требуется. Пример 1 Работник получил на командировку 30 000 руб.
По возвращении он внес в кассу неиспользованные средства в сумме 1000 руб. Однако из нее к учету в качестве расходов, связанных с осуществлением деятельности юридического лица было принято только 20 000 руб. В итоге за работником будет числиться дебиторская задолженность в сумме 9000 руб. По какой бы причине ни образовалась за подотчетником дебиторская задолженность, о ее размере его необходимо официально известить.
Работник может либо признать за собой предъявленную ему задолженность, либо не согласиться с ней. В отличие от дебиторов по гражданско-правовым сделкам подотчетник систематически оказывается кредитором фирмы — в связи с начислением ему заработной платы. Поэтому у администрации возникает соблазн произвести зачет числящегося за ним остатка подотчетных сумм в счет выплаты заработной платы. Формально такая операция отражается проводкой: ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 71 — остаток по авансовому отчету списан в качестве выплаты заработной платы в том числе в счет аванса по оплате труда за первую половину месяца.
Однако такой зачет в одностороннем порядке, предусмотренном в статье 410 Гражданского кодекса, невозможен. Он должен производиться с учетом норм трудового права. Причем разногласия сторон разрешаются в судебном порядке. Материальная ответственность подотчетного лица За деньги, полученные под отчет, работник несет полную материальную ответственность.
Основание — пункт 2 статьи 243 Трудового кодекса. Ведь наличные были выданы ему по разовому документу — расходному кассовому ордеру. Следовательно, полная материальная ответственность распространяется и на неизрасходованный остаток. И если он не возвращен в день окончательного расчета — бухгалтеру следует признать недостачу.
Такой порядок учета прописан и в Инструкции по применению Плана счетов утв.
Это право компании, но здесь следует учитывать, что максимальная сумма такой помощи не должна превышать 4 тыс. На более высокую сумму начисляется НДФЛ и страховые взносы. Компания может сделать директору подарок. Если его сумма более 3 тыс. Приобрести у директора имущество. К примеру, руководитель может продать компании от своего имени бесхозное имущество, находящееся на территории фирмы.
Директору придется уплатить НДФЛ, но юрлицо сможет начислить амортизацию. Уступка права требования долга. Если у руководителя имеется доля в другой компании, то она сможет выкупить долг по подотчетным деньгам. То есть, суть данного метода заключается в цессии. Законодательство это позволяет и тому подтверждение ст. Списание безнадежной задолженности. Такой способ может использоваться при увольнении руководителя, если через суд с него не удалось взыскать долг.
Такая задолженность не может быть отнесена к резервам по сомнительным долгам, а бывшему руководителю придется заплатить НДФЛ. Основанием для списания задолженности станет возврат исполнительного листа от судебных приставов после прекращения исполнительного производства. Долг будет признан безнадежным в следующих случаях: истекли сроки исковой давности; обязательство прекращено по требованию госоргана; должник ликвидирован; судебный пристав вернул исполнительный лист, потому что не смог найти должника либо из-за отсутствия имущества у него. Идеальным вариантом будет возврат неиспользованных денег в кассу и документации, подтверждающей расходы, в бухгалтерию. Если сделки состоялись на самом деле, то налоговики не станут задавать вопросов. Рискованные методы Продление сроков исковой давности. Такой срок начинает свой отсчет со дня, когда директор должен был представить отчет, но не сделал этого.
В случае признания долга срок исковой давности прервется. Такое правило распространяется и на уволенных руководителей. Срок продлевается при возврате денег, после чего их можно выдать обратно. Но не рекомендуется такую операцию проводить одним днем, на одинаковую сумму. Принятые от руководителя средства можно выдать топ-менеджерам. В этом случае инспекторам придется постараться, чтобы доказать формальность выдачи денег. Но выдача и возврат денег должны быть реальными, а не виртуальными.
Ведь задолженность сотрудника по подотчетным суммам относится к обязательствам с определенным сроком исполнения. Срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул вовремя, начинайте отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги п. Отсчитайте год с даты начала срока исковой давности. Общий срок исковой давности — три года ст.
Но если подотчетные суммы числятся за бывшим сотрудником, применяйте специальный срок — один год ч. Минфин в письмах от 08. Однако если позиция Минфина противоречит мнению судей, то налоговые инспекторы должны руководствоваться судебными актами письмо Минфина от 07. Срок исковой давности закончится в тот день, когда он начинался, только на год позже абз.
При этом учитывайте обстоятельства, которые прерывают срок исковой давности. Например, сотрудник признал долг и попросил о рассрочке. После перерыва срок считайте заново ст. После того как срок исковой давности истек, задолженность по подотчетной сумме можно признать безнадежной и списать в бухгалтерском и налоговом учете п.
Подотчетные лица: кто такие, оформление и расчеты
В случае, если работник не полностью израсходовал выданные ему в качестве подотчетных сумм денежные средства, а остаток в кассу не вернул, то работодатель вправе произвести удержание из заработной платы работника суммы долга. Узнайте, как вести учет и удерживать подотчетные суммы из заработной платы при увольнении сотрудника. Узнайте, как погасить долг сотрудника по подотчету с использованием дивидендов. Удержание любых сумм, в том числе подотчетных сумм (аванса, который не израсходован и не возвращен), из заработной платы работника производится в установленном законодательством порядке. То есть коммерсанту следует получить с работника письменное согласие. Что делать, если работник не согласен с удержанием подотчетных сумм из его зарплаты. В этом случае взыскать долг можно только через суд. Максимальная сумма удержания за апрель составляет: (80 000 руб. – 10 400 руб.) * 20% = 13 920 руб. В нашем примере задолженность сотрудника по подотчетным суммам составляет 6 000 руб., что не превышает максимально возможную сумму удержания. Если работник вернулся из командировки и в течение установленного срока не отчитался и не вернул подотчетные суммы, то учреждению следует принять меры по взысканию суммы ранее выданного аванса, в частности, ее можно удержать из заработной платы работника.